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人們往往用“事半功倍”和“事倍功半”來形容一個人辦事效率的高低。 為什么有的人每天拼命學習，而有的人該學的時候學，該玩的時候照樣玩？為什么有的人總有干不完的活，加不完的班，卻沒什么進步？ 當人們想方設法利用自己的時間，提高工作效率時，往往容易走向下面的幾種常見錯誤： 1、承擔的太多 雖然你能夠通過提高自己的效率和能力，來承擔更多的工作，但是不要做的太過頭。你做的太多，會造成很大的壓力并且會降低你的工作效率。 當你覺得自己承擔的事情過多的時候，你至少可以做下面的 3 件事情來幫你保持工作效率： 學會說“不” 給自己設置底線和限定。如果你不這樣做，那么其他人可能會覺得既然你還有時間和精力，那么就會繼續把更多的活交給你干。 尋找別人的幫助 就像學會去說“不”一樣，尋求別人的幫助也是很難的。但是，如果你快要被繁重的工作埋住的時候，這還是有必要的。 80/20原則 也許你并不需要所有的事情都全力去做。利用80/20原則找到你認為最重要的那些工作，在這些工作上花費相對多的時間。相反，在其他相對不是很重要的工作上花費相對少一點的時間。就像你整理櫥柜一樣，當你整理完的時候，你會驚奇地發現多出來很大的空間。 2、做事之前不計劃或欠考慮 如果在做事之前不計劃，那么你將需要花費更多的時間和精力來完成它。相反，如果花一些時間來計劃一下，通過Email 、電話詢問和確認你做的事情。這樣可以節省很多時間，也可以避免返工，同時會讓你對事情的進展做到心中有數。 你可以準備一張紙或者在電腦里新建一個文檔，然后開始考慮你將要著手去做的事情。如果有必要的話，上網或者看書來查找資料，或者請教周圍做過類似事情的同事，試著找出影響事情進度的“絆腳石”。 3、使用太過復雜的時間管理工具 使用時間管理工具可以幫助你更好地規劃和利用時間，從而提高工作效率。但是如果你的時間管理工具太過復雜，以至于你還得花費額外的時間來維護你的時間管理系統。那么還是推薦你盡量使用簡單的時間管理工具，不要特別在意時間管理工具的功能是不是很強大，夠用就行。對于一般人來說，可能只用一個To-Do List 就足夠了。 4、看起來很忙卻沒有效率 這說明你沒有把你的工作按照優先級和緊急程度規劃好。 如果你花費了很多的時間和精力在并不重要的事情上時，你當然會覺得自己在瞎忙。 不過，有時候你還是不得不去做一些無聊、重復性的工作。這時，你可以試著將它們集中起來，一起做完。這樣一來，處理單個事情的效率就提高了，同時也為更重要的工作節省下了時間。 5、同時做多件事情卻沒有效率 對有的人來說， 同時做多件事情（Multitasking）確實能夠提高工作效率。 不過，人與人是不一樣的。如果同時做多件事情，到最后完成的少，本來應該完成的事情卻耽誤了，而且讓自己更有壓力的話，還是試一下同時只做一件事情（Singletasking）吧。把精力放在當前做的事情上，一直堅持做完。開始的時候可能會有點困難，但是多做幾次，你就會很容易熟練使用它，而且事情也會更高效地完成。 在你同時只做一件事情時，最重要的是有一個安靜、專心的環境，不要被其他零碎的小事打斷你當前的工作。例如，你可以整理一下辦公桌，避免因為亂糟糟的環境 響你的辦事效率。同時，其他零碎的小事，可以集中起來，一起完成。 6、不勤于記錄 永遠不要相信你的記憶力超乎常人，下面是幾個讓你養成做記錄習慣的理由： 1）要將你的想法和點子記錄下來，以防忘記。如果你不記下來，你將會失去很多重要的想法。 2）果你把想法記錄下來，你可以方便地用你記錄下來的想法為基礎，來分析考慮其他事情。這樣比直接借助你大腦中的記憶來分析是不是更輕松一些。而且你也會對你思考的事情看得更清楚。 3）上述“看起來很忙卻沒有效率”，那么你可以用一張便條紙或者用屏幕保護來提醒自己該做什么事情，什么事情是重要的。 7、不注意休息 機器用一段時間還需要休息，何況是人呢。如果你累了，就應該休息，否則你的工作效率肯定會降低。與其把時間浪費在低下的工作效率上，還不如抽幾分鐘出來散散步，吃點東西，或者讓自己稍微休息一下。如何平衡工作和休息 ，需要自己實際中去感受。 |
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